Theo lý thuyết quản trị, lãng phí là mức tiêu thụ nguồn lực vượt quá giá trị mang lại hoặc không tạo ra giá trị thiết thực cho tổ chức. Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2013 định nghĩa lãng phí là việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản, lao động, thời gian lao động và tài nguyên không hiệu quả. Đối với các lĩnh vực đã có định mức, tiêu chuẩn, chế độ, lãng phí là việc sử dụng ngân sách nhà nước, vốn nhà nước, tài sản nhà nước, lao động, thời gian lao động và tài nguyên vượt quá các quy định này hoặc không đạt mục tiêu đã định. Trong bối cảnh hiện tại, hiệu quả thực thi công vụ là yếu tố then chốt để củng cố niềm tin của nhân dân vào bộ máy chính quyền. Sự bùng nổ của công nghệ số và những thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh tế càng đòi hỏi sự linh hoạt, sáng tạo và chủ động trong quản lý nguồn lực, trong đó việc nhận diện và loại bỏ lãng phí đóng vai trò quan trọng.

1. Nhận diện một số biểu hiện lãng phí trong thực thi công vụ

(1) Lãng phí thời gian và chậm trễ trong xử lý công việc

Đây là biểu hiện phổ biến, xuất phát từ các thủ tục hành chính phức tạp và quy trình xử lý rườm rà. Các quy trình lạc hậu, chậm được sửa đổi khiến công chức tốn nhiều thời gian cho giấy tờ, ký duyệt và kiểm tra chéo. Việc triển khai hệ thống số hóa chưa đồng bộ dẫn đến tình trạng chờ xử lý kéo dài do truyền tải giấy tờ và xác nhận thủ công. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả xử lý công việc mà còn gây trì hoãn trong ra quyết định, làm chậm cơ hội phát triển.... Tình trạng chờ xử lý cũng làm tăng thời gian chờ đợi của người dân và các bên liên quan do thiếu ứng dụng công nghệ thông tin đồng bộ trong quản lý dữ liệu và theo dõi tiến độ. Báo cáo APCI năm 2021 cho thấy người dân mất trung bình 18.3% tổng thời gian để tìm hiểu thông tin, 53.4% để chuẩn bị hồ sơ và 10.7% để nộp hồ sơ, đây là những khâu lãng phí thời gian có thể cắt giảm nhờ ứng dụng công nghệ và thiết lập lại quy trình.

(2) Lãng phí nhân lực và cơ cấu tổ chức không hiệu quả

Biểu hiện này thể hiện qua sự phân bổ nhân lực không hợp lý, sử dụng quá mức hoặc thiếu hiệu quả. Tình trạng cán bộ bị “đóng băng” trong các nhiệm vụ hành chính nhỏ, không phát huy hết năng lực chuyên môn dẫn đến “nhân lực lạc hướng”. Sự chồng chéo, trùng lặp chức năng làm giảm động lực và cơ hội phát triển của cá nhân cũng như giá trị gia tăng cho tổ chức .... Cơ cấu tổ chức cứng nhắc với quy mô nhân sự lớn nhưng thiếu linh hoạt trong phân công nhiệm vụ tạo ra những khoảng trống chuyên môn và tình trạng “thừa người nên vẽ việc”, làm giảm hiệu suất và tính sáng tạo... Thiếu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc chuyên sâu cũng cản trở việc tối ưu hóa cơ cấu nhân lực. Chính vì vậy, chủ trương của Đảng về cuộc cách mạng tổ chức bộ máy đang thực hiện không chỉ tiết kiệm ngân sách, mà quan trọng hơn là hiệu năng, hiệu lực, hiệu quả của bộ máy nhà nước, đưa đất nước phát triển.

(3) Lãng phí tài sản công và nguồn lực kinh tế

Nguồn lực kinh tế của Nhà nước bị sử dụng không đúng mục đích hoặc phân bổ không hợp lý, dẫn đến chi phí lớn hơn giá trị và lợi ích mang lại. Nhiều khoản chi tiêu không được kiểm soát chặt chẽ hoặc thiếu giám sát hiệu quả, sử dụng không đúng định mức. Các chi phí cho hội nghị, hội thảo không thiết thực và chi tiêu không minh bạch trong mua sắm, thuê mướn cũng là biểu hiện lãng phí.... Hệ thống quản lý tài chính nội bộ lỏng lẻo gây ra thất thoát nguồn lực công. Lãng phí còn thể hiện ở việc sử dụng không hiệu quả, bỏ hoang hoặc sử dụng sai mục đích các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, phương tiện làm việc. Chi phí bảo trì cao cho các tài sản công không được tận dụng tối đa công suất cũng gây lãng phí. Mới đây, Thanh tra Chính phủ đã chỉ ra các khoản lãng phí lớn tại dự án đầu tư xây dựng mới cơ sở 2 của Bệnh viện Bạch Mai và Bệnh viện Việt Đức tại Hà Nam, lên đến trên 1.253 tỷ đồng.

(4) Lãng phí quy trình và thủ tục hành chính

Tư duy quản lý quan liêu “không quản được thì cấm” và “xin – cho” tạo ra các quy trình, thủ tục phức tạp, rối rắm... Sự chồng chéo, trùng lặp giữa các bộ phận kéo dài thời gian xử lý công việc, gây chậm trễ trong cung cấp dịch vụ cho người dân và doanh nghiệp. Nguyên nhân bao gồm việc không cập nhật quy định, tiêu chuẩn, chưa áp dụng công nghệ số và thiếu liên thông, tin tưởng giữa các bộ phận.... Sự trùng lặp trong xử lý một vấn đề qua nhiều phòng ban mà không có phối hợp hiệu quả cũng gây lãng phí nguồn lực và giảm chất lượng dịch vụ công. Chính vì vậy, Chính phủ đã đề ra mục tiêu đến năm 2025 giảm ít nhất 30% thời gian xử lý thủ tục hành chính và chi phí kinh doanh, bãi bỏ ít nhất 30% điều kiện kinh doanh không cần thiết, phấn đấu đưa môi trường đầu tư của Việt Nam vào nhóm 3 nước dẫn đầu ASEAN trong 2-3 năm tới.

Các biểu hiện lãng phí này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, lãng phí thời gian có thể dẫn đến lãng phí tài chính, và sự không hiệu quả trong sử dụng nhân lực cùng quy trình rườm rà gây lãng phí tài sản công. Việc nhận diện các biểu hiện lãng phí đòi hỏi hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc chi tiết. Và là cơ sở quan trọng để đưa ra các giải pháp cải cách thiết thực, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực công và cải thiện chất lượng dịch vụ công, góp phần xây dựng nền quản trị hiện đại, hiệu quả...

2. Nguyên nhân của những biểu hiện lãng phí trong thực thi công vụ

Yếu tố khách quan

Sự cứng nhắc của cơ cấu tổ chức và quy trình hành chính với nhiều bước xử lý không phù hợp với quản trị hiện đại. Sự chồng chéo, trùng lặp giữa các bộ phận làm phức tạp và kéo dài thủ tục, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa dữ liệu làm giảm khả năng kết nối, chia sẻ thông tin, dẫn đến tình trạng chờ xử lý và xử lý thủ công không hiệu quả...

Yếu tố chủ quan

Năng lực và thái độ của cán bộ, đảng viên, bao gồm việc phân công công việc không phù hợp với chuyên môn và hệ thống đánh giá hiệu quả công việc chưa khách quan, định lượng rõ ràng, dẫn đến “nhân lực bị treo” và giảm khả năng phát huy năng lực. Tinh thần làm việc chưa cao, thiếu động lực tự kiểm tra và cải tiến do thiếu giám sát nội bộ hiệu quả. Sự thiếu minh bạch và cơ chế kiểm soát yếu kém tạo điều kiện cho chi tiêu không minh bạch và thất thoát ngân sách, tài sản công. Văn hóa quản trị và môi trường làm việc quan liêu, thiếu kỷ luật, trách nhiệm và đổi mới sáng tạo cũng làm gia tăng lãng phí...

Tóm lại, lãng phí xuất phát từ sự kết hợp của yếu tố cấu trúc, năng lực con người và văn hóa tổ chức yếu kém trong quản trị và giám sát. Hiểu rõ và khắc phục các nguyên nhân này là tiền đề để cải thiện hiệu quả công vụ....

3. Giải pháp để phòng, ngừa lãng phí trong thực thi công vụ

Thứ nhất, Cải cách và tối ưu hóa quy trình hành chính:  Đánh giá lại và đơn giản hóa thủ tục, rút ngắn các bước xử lý, loại bỏ các bước trùng lặp. Xây dựng quy trình chuẩn theo mô hình số hóa để đảm bảo tính liền mạch và minh bạch... Rứt khoát từ bỏ tư duy “không quản được là cấm”; chuyển từ cách tiếp cận nghĩa vụ - sang cách tiếp cận bảo đảm quyền của đối tượng quản lý trong cung cấp dịch vụ công, nhằm hướng đến sự phục vụ, hài lòng của người dân, doanh nghiệp.

Thứ hai, Nâng cao năng lực và tái cấu trúc bộ máy công vụ: Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự dựa trên yêu cầu công việc và khung năng lực, chuyển từ quản lý theo ngạch bậc sang quản lý theo vị trí việc làm. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ định kỳ, cập nhật kỹ năng quản trị hiện đại. Đánh giá công chức dựa trên kết quả, tiến độ, chất lượng công việc để tạo động lực làm việc... Tái cấu trúc bộ máy công vụ, loại bỏ khâu trung gian, cắt giảm các bước trong quy trình. Thiết kế rõ ràng sơ đồ cấu trúc tổ chức và dòng công việc, đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ tiến độ, rõ kết quả, rõ trách nhiệm.

Thứ ba, Tăng cường ứng dụng công nghệ số: Đầu tư xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu điện tử đồng bộ giữa các đơn vị để trao đổi thông tin nhanh chóng, hiệu quả. Ứng dụng các giải pháp tự động hóa công việc, thiết bị thông minh để giảm phụ thuộc vào thủ tục hành chính truyền thống, rút ngắn thời gian xử lý và giảm lãng phí tài nguyên... Hệ thống cần được tích hợp với công cụ giám sát, đánh giá hiệu quả.

Thứ tư, Cải thiện quản lý tài chính và sử dụng nguồn lực công: Thiết lập quy trình kiểm soát và đánh giá hiệu quả chi tiêu nghiêm ngặt. Xây dựng hệ thống giám sát tài chính nội bộ với các chỉ số rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và đúng mục tiêu... Áp dụng phần mềm quản lý ngân sách, tài sản, vận hành công sở thông minh và hệ thống báo cáo tự động để phát hiện sớm các khoản chi không hợp lý.

Thứ năm, Nâng cao tính minh bạch và cơ chế giám sát độc lập: Cải tiến cơ chế kiểm soát nội bộ để trở nên công khai và độc lập... Áp dụng công cụ công nghệ thông tin trong giám sát, như hệ thống báo cáo trực tuyến và đánh giá công khai. Xây dựng cơ chế giám sát độc lập từ các tổ chức, hội đồng kiểm tra chuyên nghiệp. Tăng cường phối hợp giữa lãnh đạo và các đơn vị thanh tra, kiểm tra độc lập...

Thứ sáu, Xây dựng văn hóa tổ chức và tinh thần kỷ luật:  Khuyến khích văn hóa làm việc có trách nhiệm, kỷ luật và đổi mới sáng tạo. Tạo môi trường làm việc năng động và hiệu quả, khuyến khích tự giác kiểm tra và cải tiến. Lan tỏa văn hóa minh bạch, công khai thông tin và trách nhiệm giải trình... Triển khai đồng bộ chương trình khen thưởng, động viên và các biện pháp xử lý nghiêm minh đối với hành vi sai phạm.

Các giải pháp này không chỉ đòi hỏi sự thay đổi về quy trình, công nghệ và cơ cấu tổ chức mà còn hướng đến xây dựng văn hóa chuyên nghiệp, chất lượng, hiệu quả trong thực thi công vụ... Việc cải thiện toàn diện và đồng bộ, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến từng bộ phận cụ thể, kết hợp giữa ứng dụng công nghệ số, phương pháp quản trị hiện đại và xây dựng văn hóa trách nhiệm, liêm chính là chìa khóa để chuyển đổi sang một hệ thống hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả và minh bạch...